Những quán cafe, nhà hàng luôn gặp khó khăn khi bước vào vận hành. Đặc biệt là giờ cao điểm ở cửa hàng thường xảy ra những sai sót. Do ghi nhầm đơn hàng, bếp chế biến sai order từ nhân viên phục vụ. Đó là lý do bạn cần một giải pháp. Giúp đồng bộ đơn hàng từ thu ngân, người phục vụ, bếp cho đến người quản lý. Giúp tối giản hoá quy trình bán hàng, hạn chế sai sót. Đó là lý do phần mềm quản lý quán ra đời. 

quản lý thu ngân quán cafe

1. Tổng quán phần mềm quản lý quán cafe 

            Phần mềm quản lý quán cafe là phần mềm hỗ trợ chủ quán kinh doanh bán hàng, tính tiền, in hóa đơn quán cà phê. Khiên mọi việc trở nên đơn giản, hiệu quả và chính xác. Ứng dụng phần mềm tính tiền cafe tích hợp với thiết bị phần cứng như máy POS mini, máy in hóa đơn, két tiền… Hạn chế gian lận trong quá trình bán hàng, tiết kiệm được thời gian quản lý. Và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên và gia tăng doanh số.

Những tính năng – nghiệp vụ phần mềm quản lý quán cà phê chuyên nghiệp 

– Quản lý danh mục hàng hóa, giá bán, phòng bàn
– Bán hàng, tính tiền, in hóa đơn
– Order và ghi món
– Quản lý nhân viên theo vai trò, vị trí, ca làm và phân quyền nhân viên thao tác trên phần mềm
– Hỗ trợ thu ngân tính tiền
– Có app quản lý hay ứng dụng quản lý quán cà phê cài đặt được trên nhiều thiết bị, quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi
– Tích hợp với nhiều thiết bị phần cứng

Thực trạng quản lý trong ngành F&B

             Áp dụng công nghệ vào quá trình vận hành – quản lý quán cafe không phải là điều quá mới mẻ trong kinh doanh F&B hiện nay. Lựa chọn đúng phần mềm tính tiền quán cà phê. Giúp bạn kiểm soát dễ dàng các hoạt động kinh doanh. Từ đó có nhiều thời gian để đầu tư, lên chiến lược marketing quán cafe hoặc chăm sóc khách hàng bùng nổ doanh số.

            Trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý quán cà phê khác nhau. Dựa vào nhu cầu quản lý, ngân sách và những yếu tố: thương hiệu, nhà cung cấp, giá, tính năng… Bạn sẽ lựa chọn được phần mềm phù hợp.

Lưu ý khi chọn phần mềm quản lý quán cafe

Phần mềm thiếu các tính năng nâng cao

              Mặc dù nhiều phần mềm được giới thiệu là hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, nhà phát triển chỉ cho sử dụng miễn phí một số chức năng cơ bản. Các tính năng nâng cao, cần cho việc quản lý chuyên sâu. Và quản lý kho, nhân viên nhằm chống thất thoát, gian lận thì lại bị chặn. Ví dụ: Một số phần mềm cho phép phần bán hàng miễn phí. Nhưng lại tính phí phần xem báo cáo doanh thu, báo cáo kho. Vì vậy, cho dù bạn có in hoá đơn nhưng phần mềm không ghi nhận báo cáo doanh thu, báo cáo kho. Bạn vẫn phải ghi chép những dữ liệu này bằng tay thì cũng như…không.

              Một khi đã quen với giao diện “miễn phí” thiếu các tính năng cơ bản trầm trọng. Bạn sẽ được nhà phát triển gợi ý upgrade lên phiên bản Pro. Để sử dụng đầy đủ các tính năng với giá “không mềm” chút nào. Cho nên, trước khi quyết định sử dụng các phần mềm miễn phí. Hãy hỏi thật kỹ nhà cung cấp phần mềm cho bạn sử dụng những tính năng miễn phí nào

Có phần mèm quản lý quán chỉ miễn phí số Order nhất định

viec lam nhan vien thu ngan nha hang khach san

              Một số phần mềm thu ngân cà phê miễn phí. Thay vì giới hạn tính năng thì lại giới hạn đơn hàng được order đối với bản miễn phí. Ví dụ như ứng dụng dưới đây, gói miễn phí chỉ dành cho 100 order đầu tiên. Hiện tại, 1 quán cafe, quán ăn trung bình 1 ngày đã có từ 100 – 200 order/ngày. Tương đương với 3.000 – 6.000 order mỗi tháng. Nếu vậy, để sử dụng đầy đủ tính năng, các cửa hàng này phải xài gói cao nhất không giới hạn số Order. Trong Marketing, 2 chiến lược trên được gọi là “Mồi nhử miễn phí”

Phần mềm quản lý quán cam kết cho sử dụng “Free” nhưng chỉ trong thời gian ngắn

              Nhiều phần mềm hiện nay để các thông tin trên Website khẳng định miễn phí 100% để khuyến khích người dùng tải và trải nghiệm thử. Tuy nhiên, khi người dùng sử dụng được từ 2 tuần – 1 tháng. Khi người quản lý, nhân viên của cửa hàng đã quen với việc Quản lý & bán hàng trên phần mềm. Bên cung cấp dịch vụ phần mềm tự động khoá ứng dụng.

              Tới lúc này, người dùng mới vỡ nhẽ ra rằng các ứng dụng này chỉ cho phép dùng thử trong thời gian ngắn. Khi hết hạn, người dùng buộc phải trả phí bản quyền theo tháng hoặc vĩnh viễn để sử dụng tiếp

Phần mềm quản lý quán cafe miễn phí là…file Excel

            Chỉ với 1 file Excel bạn có thể quản lý được cả cửa hàng. Bạn có thể download file Excel hoàn toàn miễn phí . Tuy nhiên, quản lý bằng file Excel có những bất lợi sau đây:

– Quản lý phức tạp – 1 nhà hàng, quán ăn trung bình có đến 100 sheet quản lý
– Chỉ quản lý trên 1 thiết bị duy nhất: Bạn chỉ có thể dùng 1 máy tính duy nhất để làm báo cáo, xem các thông tin bán hàng
– Dễ bị mất dữ liệu: Khi lỡ tay xoá file Excel hoặc máy tính bị lỗi
– Nhân viên dễ dàng gian lận – bảo mật kém: Nếu bạn cho phép nhân viên order, nhập bill. Nhân viên sẽ dễ dàng xoá, sửa số liệu trên file Excel
– Thiếu các báo cáo chi tiết: Như báo cáo kho, báo cáo nhân viên, báo cáo doanh thu…
– Chỉ in được khổ giấy lớn (A5) bằng máy in Laser với chi phí đầu tư ban đầu lớn

Cách dùng:

            Khi mở phần mềm tính tiền cafe bằng excel, bạn sẽ nhìn thấy các sheet. Gồm Data, danh mục bàn, thực đơn, in phiếu cũng như sơ đồ số bàn từ 1 đến 40. Với phần mềm tính tiền cafe bằng excel, bạn có thể tính cùng lúc 40 bàn mà không lo lắng sai sót hay nhầm lần. Hướng dẫn chi tiết sử dụng file excel quản lý quán cafe dành cho cửa hàng nhỏ:

– Vào sheet “Thuc don” để chỉnh sửa sản phẩm, giá tiền
– Vào sheet “DM ban” đầu tiên
– Phát sinh bàn nào thì nhấn vào số bàn đó trên “Sơ đồ bàn”
– Nhập dữ liệu vào cột Tên hàng và cột Số lượng trong sheet từng bàn
– Phát sinh thêm bàn khác thì về “Sơ đồ bàn”, đến bàn khác nhập dữ liệu tiếp.

Lưu ý

– Khi tính tiền bàn nào thì đến bàn đó và bấm nút in phiếu để in Phiếu tính tiền. Dùng giấy A5 (máy in Laser), nếu khổ giấy lớn hơn càng tốt. Nếu khách hàng trả lại món nào không dùng thì sửa số lượng món đó thành số 0 (chú ý không xoá tên món).
– Khi tính tiền hoàn tất, bấm nút Nhập mới để lưu dữ liệu vào Data và dữ liệu trên bàn sẽ bị xoá sạch. (Lưu ý khi chưa tính tiền thì không bấm nút này)
– Nếu khách chuyển bàn từ bàn này sang bàn khác thì copy dữ liệu trên cột Tên hàng. Từ bàn chuyển đi chép nối vào cột Tên hàng ở bàn chuyển đến. Thực hiện tương tư với cột Số lượng. Sau đó trở về bàn chuyển đi, xóa dữ liệu trên đó.

Phần mềm quản lý quán miễn phí khả năng bị nhiễm Virus, tấn công bằng mã độc khi tải về máy

Virus máy tính lây nhiễm qua Internet

            Các link tải phần mềm bán cafe, nhà hàng free thường xuất hiện ở những website không uy tín. Hoặc nếu xuất hiện ở các diễn đàn uy tín thì bạn cũng không thể biết được ai là Upload phần mềm đó lên trên diễn đàn. Liệu họ có cài mã độc vào phần mềm hay không. Chính vì vậy mà rất có khả năng cao nó có chứa các mã độc (Malware). Khi tải về máy, các mã độc này sẽ được kích hoạt.

Hậu quả khôn lường 

          Lúc này, dữ liệu quan trọng. Như thông tin khách hàng, nhà phân phối hay tài khoản cá nhân, thông tin tài khoản, dữ liệu trên máy… Đều có khả năng bị thâm nhập. Trường hợp xấu nhất, hacker có thể dò được mã số ngân hàng, thẻ tín dụng của bạn. Nếu bạn đăng nhập vào trình duyệt trên thiết bị bị tấn công

          Hacker cũng có thể thông qua mạng lưới các máy bị dính mã độc này (Còn gọi là mạng Botnet). Nhằm sử dụng máy của bạn để thực hiện các cuộc tấn công trên không gian mạng. Trường hợp nhẹ nhất là hacker sẽ sử dụng máy tính / điện thoại của bạn. Để đào tiền ảo như Bitcoin hoặc chạy ẩn các dịch vụ cày View youtube mà bạn hoàn toàn không hề hay biết. Chính vì vậy, bạn nên hạn chế tải tất cả các phần mềm Crack, miễn phí trên mạng. Chứ không chỉ riêng phần mềm quản lý quán cafe, nhà hàng quán ăn.

Phần mềm quản lý quán có tính năng thường xuyên bị lỗi

             95% các phần mềm quản lý quán ăn, quán cafe hoạt động trên nền tảng máy tính Window. Một số phần mềm lâu đời bị bẻ khoá được chia sẻ rộng rãi trên cộng đồng. Hoặc cũng có một số các đơn vị bán thiết bị hỗ trợ bán hàng (Máy in hoá đơn, Ngăn kéo đựng tiền…) “Tặng kèm” phần mềm miễn phí. Vì bị bẻ khoá crack. Nên các phần mềm này không thể cập nhật tính năng theo phiên bản của nhà phát hành cung cấp. Lâu dần sẽ dẫn đến tình trạng lỗi, gây thất thoát doanh thu, chi phí, hoạt động không ổn định hoặc mất dữ liệu. Đó là chưa nói đến nguy cơ bị hack như trường hợp kể trên

Phần mềm không được bất kỳ sự hỗ trợ nào

            Phần mềm quản lý cafedownload free đồng nghĩa với việc bạn không được bất kỳ sự hỗ trợ nào. Khi phần mềm xảy ra sự cố hoặc có thắc mắc cần giải đáp thì không biết hỏi ai. Nếu được hỗ trợ thì cũng mất nhiều thời gian thông thường từ 1 – 2 tuần để nhận được phản hồi.  Chưa nói tới việc bạn phải tự học cách sử dụng phần mềm free, tự training cho nhân viên. Việc này vừa làm mất thời gian. Vừa không đảm bảo tính chính xác của các thao tác và quy trình bán hàng.

            Đa số các phần mềm có trả phí trên thị trường hiện nay đều có đội ngũ nhân viên hỗ trợ support từ 8h – 22h. Ngay cả khi dùng thử, bạn vẫn có thể yêu cầu đội ngũ kỹ thuật cấp tài khoản Demo, training dùng thử. 

Nhiếu phần mềm quản lý quan chỉ sử dụng được trên máy tính Window

             Không chỉ các phần mềm miễn phí, phần lớn các phần mềm có trả phí hiện nay. Trên thị trường được bán với giá chỉ tầm 1.500.000 đồng/ bản quyền vĩnh viễn. Và chỉ cho phép sử dụng trên hệ điều hành Window. Cao cấp hơn là các dạng phần mềm có giá từ 2.500.000 / Bản quyền vĩnh viễn. Dù có cho phép người dùng xem báo cáo, Order trên điện thoại. Nhưng chỉ dừng lại trên ở order mạng Local, chưa được lưu trữ trên hệ thống điện toán đám mây (Cloud)

            Một số các phần mềm trên thị trường hiện nay cho phép hoạt động đa nền tảng trên các thiết bị. Như: Điện thoại di động, máy bàn PC, máy POS bán hàng. Như vậy, bạn có thể tuỳ chọn sử dụng các thiết bị bán hàng sẵn có ở tại cửa hàng của mình. Vì hoạt động dựa trên cơ chế lưu trữ dữ liệu đám mây, dữ liệu của các máy này được đồng bộ theo thời gian thực. 

Ứng Dụng thiếu các tính năng Order – tính tiền hiện đại

           Các phần mềm tính tiền miễn phí hoặc trả phí Offline hiện nay chỉ cho phép các tính năng Order theo bàn. Trong khi trên thực tế, ngoài mô hình khách ngồi nhân viên Order tại bàn trả tiền trước. Ta còn nhiều mô hình khác như dưới đây mà các loại phần mềm miễn phí. Và kể cả các phần mềm Offline trên thị trường hiện nay đều không hỗ trợ

Giải pháp phần mềm quản lý PosApp

Bán hàng, in hóa đơn, quản lý trong 1 thiết bị duy nhất

            Chỉ với duy nhất 1 thiết bị máy tính tiền thu ngân hoặc cầm tay hoặc điện thoại. Bạn đã có thể bán hàng, order, in hóa đơn, in order bếp, quản lý cửa hàng từ xa. Giúp tiết kiệm đến 70% thời gian quản lý, tăng hiệu quả bán hàng và tiết kiệm diện tích quầy thu ngân.  Đa dạng phương thức order

             Phần mềm quản lý cafe PosApp phù hợp với nhiều mô hình quán cafe. Như cafe sân vườn, cafe mang đi, chuỗi quán cafe,… Hỗ trợ nhiều phương thức order. Như: Khách order tại quầy thu ngân, nhân viên order tại bàn bằng điện thoại, máy pos cầm tay, khách tự order,… Giúp chủ quán cafe tiết kiệm chi phí thuê nhân viên cũng như tối ưu quy trình bán hàng tại quán của bạn.  

Quản lý tồn kho, định lượng nguyên liệu

             Kiểm soát nhập – xuất – hủy hàng tồn của nhân viên, hạn chế tối đa thất thoát do gian lận. Hỗ trợ định lượng nguyên liệu pha chế đồ ăn, thức uống theo công thức của bếp và pha chế.

Phần mềm quản lý quán giúp quản lý nhân viên chặt chẽ

             Chủ quán có thể quản lý thời gian làm việc của nhân viên, phân quyền nhân viên ngay trên phần mềm PosApp. Hạn chế và cho phép quyền sử dụng phần mềm như hủy hóa đơn, xem báo cáo,… Xem báo cáo thu chi, lịch sử đơn hàng, công nợ theo ca làm việc của nhân viên.   Đồng bộ dữ liệu theo thời gian

               Dữ liệu sẽ được đồng bộ tức thời giữa các bộ phận trong quán. Như nhân viên phục vụ, pha chế, thu ngân và người quản lý. Giúp các bộ phận phát huy tối đa năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian phục vụ.

Bán hàng liên tục mọi lúc nhờ phần mềm quản lý quán

             Bạn có thể yên tâm không bị gián đoạn khi bán hàng vì bất cứ lúc nào. Ngay khi mất kết nối mạng, bạn vẫn thực hiện order bán hàng bình thường. Khi có lại kết nối, phần mềm sẽ tự đồng bộ dữ liệu đến người quản lý. Thậm chí khi mất điện, bạn vẫn có thể sử dụng máy bán hàng cầm tay. Hay điện thoại, máy tính bảng để bán hàng.   

Quản lý chuỗi cửa hàng cafe dễ dàng

               Chỉ với duy nhất một tài khoản quản lý. Bạn có thể quản lý và nắm bắt các chi nhánh trong chuỗi cửa hàng. Dễ dàng so sánh kết quả kinh doanh giúp đưa ra chiến lược đúng đắn. Tương thích với các thiết bị bán hàng khác. Phần mềm PosApp có thể kết nối với các thiết bị khác. Như máy in tem nhãn, máy in bếp, máy in hoá đơn, ngăn kéo đựng tiền,… Giúp bạn bán hàng và quản lý một cách chuyên nghiệp nhất.  

Vì sao nên lựa chọn phần mềm quản lý quán PosApp?

            PosApp là giải pháp quản lý mô hình quán cafe hàng đầu hiện nay. Với 7 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ. Đến nay, số lượng khách hàng sử dụng giải pháp PosApp lên đến 30.000 cửa hàng lớn nhỏ trong và ngoài nước. Đi đầu trong giải pháp quản lý trong ngành dịch vụ ăn uống. PosApp là lựa chọn đúng đắn dành cho các chủ quán cafe, nhà hàng. Khi sử dụng giải pháp PosApp bạn sẽ được:

– Miễn phí nâng cấp tính năng mới

– Miễn phí hỗ trợ cài đặt và setup ban đầu

– Nhân viên hỗ trợ chăm sóc Online từ 8h30 – 22h hàng ngày

– Hỗ trợ kỹ thuật trọn đời

Điểm nổi bật của PosApp so với các phần mềm quản lý quán khác là gì?

Sử dụng trên mọi thiết bị

               PosApp hoạt động trên mọi nền tảng phổ biến hiện nay như Android, iOS, Window. Vì thế bạn có thể sử dụng phần mềm trên tất cả các thiết bị. Như điện thoại, máy tính bảng, laptop, máy tính bàn, máy POS chuyên nghiệp…  

Quản lý nhân viên ưu việt

             Hỗ trợ báo cáo doanh thu của từng nhân viên, ca làm việc chặt chẽ. Báo cáo đến điện thoại người quản lý từ xa ngay trên điện thoại. Phân quyền nhân viên chặt chẽ, giúp giảm thất thoát lên đến 50%. Tối ưu quy trình bán hàng. Bất cứ thay đổi nào từ các thiết bị trong quán đều được thông báo đến tất cả mọi thiết bị khác. Ví dụ, khi nhân viên phục vụ order món nước, dữ liệu sẽ thông báo đến thiết bị của bartender. Sau khi pha chế xong, nhân viên pha chế sẽ nhấn biểu tượng hoàn thành trên thiết bị. Lập tức nhân viên phục vụ sẽ nhận được thông báo và mang nước đến bàn cho khách nhanh chóng.  

           Đầy đủ tính năng trong hệ sinh thái. PosApp hỗ trợ thanh toán bằng nhiều hình thức. Như thẻ trả trước, thanh toán bằng ví điện tử Momo, VNpay,.. Hỗ trợ nhận đơn hàng và tự động in hóa đơn từ các đối tác vận chuyển như Grabfood, Goviet, Now, Beamin,…

Tham khảo thêm : https://posapp.vn/phan-mem-quan-ly-quan-cafe-ca-phe     

Đăng ký nhận báo giá

    nhận xét khách hàng

    Rất tuyệt

    Rất may mắn mình đã được biết tới Unik, chất lượng thi công tốt, tiến độ nhanh chóng đúng hạn là những điều mình cực kỳ ưng ý....

    Đình Hưng / Phạm Hưng photo

    Một sự lựa chọn tuyệt vời

    Tiến độ rất nhanh , đẹp mình rất ưng ý. Mình còn biết thêm rất nhiều kiến thức miễn phí nữa . Chúc Unik thành công .

    Chị Hoa ( Luật Sư )

    Đăng ký kênh Yotube của Unik !

    đã thi công

    Đăng ký nhận khoá học miễn phí

    Tặng bạn khoá học miễn phí trên UNICA trị giá 300.000

    các thương hiệu lớn đã làm

    kiến thức